Logiciel collaboratif de gestion des séances de Comités de direction et de pilotage, Conseils et Assemblées générales

Facilitez la vie des membres de vos
Comités,
Conseils et Assemblées

topboard gère pour vous toute la complexité de la gestion de vos séances et
vous laisse vous focaliser sur ce qui compte vraiment :
une prise de décision efficace et sereine.

Maquette éditeur d'ordre du jour.
Gestion des membresFlèche jaune
Éditeur d'ordre du jourFlèche jaune
Télécharger tous les documentsFlèche jaune
Notes personnellesFlèche jaune
Votes et sondagesFlèche jaune
VisioconférenceFlèche jaune

Les fonctionnalités indispensables
réunies dans un seul outil

  • Éditeur d'ordre du jour

    Gestion de la séance par un générateur d'agenda avec ordre du jour.

  • Gestion des membres & invités

    Gérer simplement les accès pour permettre aux membres de confirmer leur présence aux séances.

  • Votes & Sondages

    Organiser les votes en ligne et valider ainsi les décisions prises conformément au procès-verbal.

  • Gestion des documents & archives

    Stocker et partager des fichiers et documents depuis un même endroit sécurisé.

  • Création de compte rendu & procès-verbal

    Pendant la séance le compte rendu sera mis à jour en temps réel auprès de tous ceux qui suivent la réunion.

  • Connecté avec la visioconférence

    La visioconférence intégrée à la séance permet de suivre en toute simplicité le déroulement de l'ordre du jour.

  • Boardpack

    Télécharger en un clic tous les documents nécessaires pour la réunion.

  • Notes personnelles

    Ajouter des notes strictement personnelles sur chaque point à l'ordre du jour.

  • Actionnaires et Associés

    Organiser des votes selon les capital-actions ou les parts sociales de vos actionnaires ou associés.

  • Gestion des procurations

    Déléguer les droits de votes à des mandataires, avec ou sans consignes de votes.

Organisez vos séances rapidement, efficacement et de manière sécurisée

Moins de temps perdu pour organiser

Avant la séance

Le responsable de la réunion

  • Création de l’ordre du jour en quelques minutes
  • Envoi des invitations en un clic
  • Partage de l’ensemble des documents de manière sûre

Les participants

  • Confirmation de participation
  • Délégation des votes à un mandataire
  • Prise de notes personnelles
  • Travail préparatoire facilité
1
Maquette avec la liste des participants et la possibilité de confirmer la présence.
Moins de travail redondant

Pendant la séance

Le responsable de la réunion

  • Compléter la liste de présence
  • Suivi de l’état d’avancée
  • Gestion des votes et sondages
  • Mise à jour l'ordre du jour

Les participants

  • Vote en temps réel
  • Suivi de l’ordre du jour
2
Maquette vote & sondage
Moins de documents dispersés

Après la séance

Le responsable de la réunion

  • Envoi du compte rendu aux participants pour approbation
  • Archivage sécurisé des documents
  • Recherche des décisions passées
  • Suivi des décisions prises

Les participants

  • Approbation du compte rendu en un clic
  • Consultation des archives 24/7
  • Résumé du temps passé en réunion
  • Suivi et rappels des tâches assignées
3
Suivi des notes & décisions
Logo «Switzerland»

Développé et hébergé en Suisse

Logo Certification «ISO 9001» Logo Certification «ISO 27001» Logo «GreenIT» Logo «swiss made hosting»

topboard est une solution logicielle collaborative conçue et développée en Suisse. L’hébergement se fait également en Suisse sur les serveurs de Hidora.

L’infrastructure se situe dans deux datacenter à Gland (Vaud) et Genève qui sont opérés par la compagnie SafeHost SA, certifiés ​ISO27001, ISO9001 et Green-IT.

Vos données sont uniquement conservées en Suisse et sont en conformités avec la nLPD et le RGPD. Elles restent entièrement confidentielles et uniquement accessibles selon les niveaux d’accès que vous accordez à vos membres.

topboard est parfait notamment pour ces secteurs

Gestion des Comités et Conseils

Associations, Fondations ou Coopératives

Comités de direction, Conseils d'administration

Entreprises et Industries de tous secteurs

Assemblées générales des copropriétaires

Régies immobilières et Copropriétés

topboard est aussi utilisé par d'autres organisations.
Essayez gratuitement pour vous faire votre propre idée.

L’expérience d’Antoine Fatio

Directeur de la Fondetec

topboard a révolutionné la manière dont notre fondation organise ses conseils. Depuis 6 mois, nous avons économisé environ 10H sur l’organisation et le suivi de chaque réunion, cela peut paraître peu, mais pour nous il s’agit d’une économie d’environ CHF 10'000.- par an. Au-delà de l’impact monétaire, il s’agit de permettre à notre équipe peu nombreuse de passer plus de temps avec nos clients pour remplir des missions à plus forte valeur ajoutée. Aujourd’hui nous ne ferions plus sans.

Questions fréquentes

  1. Quel type de service offre topboard ?

    topboard permet la gestion des Comités de direction, Conseils, Assemblées générales et/ou tout autre type de séances de manière digitalisée en proposant notamment un générateur d’agenda avec ordre du jour, la planification de séances, l’organisation de votes en ligne, la prise de décisions en ligne, l’établissement automatique d’un procès-verbal, le stockage et le partage de fichiers et documents depuis un même endroit sécurisé.

  2. A qui s’adresse les services de topboard ?

    topboard s’adresse tant aux groupes de personnes qu’aux entreprises (associations, copropriétés, fondations, sociétés anonymes, sociétés à responsabilité limitée, etc.) ayant besoin d’organiser et gérer des Comités de direction, Conseils, Assemblées générales et/ou tout autre type de séances.

  3. Pourquoi choisir topboard ?

    A travers de multiples fonctionnalités, topboard facilite et digitalise la tenue de vos séances. Vous n’aurez plus besoin d’utiliser de papier. topboard vous offre la possibilité de choisir parmi trois types d’abonnements pour des prix très attractifs. En utilisant le logiciel topboard, vous gagnerez du temps et optimiserez la gestion de vos séances.

  4. Est-il possible d’organiser un Conseil d’administration ou une Assemblée générale sur le site web ?

    Oui, vous pouvez en outre créer votre ordre du jour en ligne, gérer vos membres et invités, procéder aux votes et sondages en ligne, faire des annotations personnelles, télécharger des documents, tenir votre séance par visioconférence, etc.

  5. Est-il possible d’organiser un vote en temps réel à travers le logiciel topboard ?

    Oui, lors de l’organisation d’une séance, vous pouvez à tout moment proposer un vote en lien avec certaines décisions et/ou un sondage. Les résultats des votes et/ou sondages sont obtenus en temps réel.

  6. Est-il possible de limiter l'accès aux personnes externes ?

    Oui, la gestion des accès et des invités vous permet de définir clairement et simplement les droits d'accès de vos membres et vos invités.

    Concrètement vous pouvez :

    • Utiliser les groupes pour limiter les séances visibles des groupes aux personnes appartenant aux groupes.
    • Limiter sur une période de temps les séances visibles pour chacun des accès.
    • Inviter des personnes externes aux séances, ils receveront l'email avec le procès-verbal et/ou l'ordre du jour, pourront répondre de leur présence ou non, et, le jour de la séance, pourront tout simplement voter.

Essayez topboard maintenant !

Nous sommes convaincus que votre organisation va adopter instantanément topboard, raison pour laquelle nous vous proposons d’organiser votre 1ère réunion avec le logiciel, gratuitement et sans engagement.

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