Logiciel collaboratif de gestion des séances de Comités de direction et de pilotage, Conseils et Assemblées générales
Facilitez la vie des membres de vos
Comités,
Conseils et Assemblées
topboard gère pour vous toute la complexité de la gestion de vos séances et
vous laisse vous focaliser sur ce qui compte vraiment :
une prise de décision efficace et sereine.
Les fonctionnalités indispensables
réunies dans un seul outil
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Éditeur d'ordre du jour
Gestion de la séance par un générateur d'agenda avec ordre du jour.
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Gestion des membres & invités
Gérer simplement les accès pour permettre aux membres de confirmer leur présence aux séances.
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Votes & Sondages
Organiser les votes en ligne et valider ainsi les décisions prises conformément au procès-verbal.
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Gestion des documents & archives
Stocker et partager des fichiers et documents depuis un même endroit sécurisé.
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Création de compte rendu & procès-verbal
Pendant la séance le compte rendu sera mis à jour en temps réel auprès de tous ceux qui suivent la réunion.
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Connecté avec la visioconférence
La visioconférence intégrée à la séance permet de suivre en toute simplicité le déroulement de l'ordre du jour.
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Boardpack
Télécharger en un clic tous les documents nécessaires pour la réunion.
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Notes personnelles
Ajouter des notes strictement personnelles sur chaque point à l'ordre du jour.
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Actionnaires et Associés
Organiser des votes selon les capital-actions ou les parts sociales de vos actionnaires ou associés.
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Gestion des procurations
Déléguer les droits de votes à des mandataires, avec ou sans consignes de votes.
Organisez vos séances rapidement, efficacement et de manière sécurisée
Moins de temps perdu pour organiser
Avant la séance
Le responsable de la réunion
- Création de l’ordre du jour en quelques minutes
- Envoi des invitations en un clic
- Partage de l’ensemble des documents de manière sûre
Les participants
- Confirmation de participation
- Délégation des votes à un mandataire
- Prise de notes personnelles
- Travail préparatoire facilité
Moins de travail redondant
Pendant la séance
Le responsable de la réunion
- Compléter la liste de présence
- Suivi de l’état d’avancée
- Gestion des votes et sondages
- Mise à jour l'ordre du jour
Les participants
- Vote en temps réel
- Suivi de l’ordre du jour
Moins de documents dispersés
Après la séance
Le responsable de la réunion
- Envoi du compte rendu aux participants pour approbation
- Archivage sécurisé des documents
- Recherche des décisions passées
- Suivi des décisions prises
Les participants
- Approbation du compte rendu en un clic
- Consultation des archives 24/7
- Résumé du temps passé en réunion
- Suivi et rappels des tâches assignées
Développé et hébergé en Suisse
topboard est une solution logicielle collaborative conçue et développée en Suisse. L’hébergement se fait également en Suisse sur les serveurs de Hidora.
L’infrastructure se situe dans deux datacenter à Gland (Vaud) et Genève qui sont opérés par la compagnie SafeHost SA, certifiés ISO27001, ISO9001 et Green-IT.
Vos données sont uniquement conservées en Suisse et sont en conformités avec la nLPD et le RGPD. Elles restent entièrement confidentielles et uniquement accessibles selon les niveaux d’accès que vous accordez à vos membres.
topboard est parfait notamment pour ces secteurs
Gestion des Comités et Conseils
Associations, Fondations ou Coopératives
Comités de direction, Conseils d'administration
Entreprises et Industries de tous secteurs
Assemblées générales des copropriétaires
Régies immobilières et Copropriétés
topboard est aussi utilisé par d'autres organisations.
Essayez gratuitement pour vous faire votre propre idée.
L’expérience d’Antoine Fatio
Directeur de la Fondetec
topboard a révolutionné la manière dont notre fondation organise ses conseils. Depuis 6 mois, nous avons économisé environ 10H sur l’organisation et le suivi de chaque réunion, cela peut paraître peu, mais pour nous il s’agit d’une économie d’environ CHF 10'000.- par an. Au-delà de l’impact monétaire, il s’agit de permettre à notre équipe peu nombreuse de passer plus de temps avec nos clients pour remplir des missions à plus forte valeur ajoutée. Aujourd’hui nous ne ferions plus sans.
L'expérience de Jeanne
Responsable administrative à la FFPC
L'expérience de Bastien
Chef de projet à la Nomads Foundation
Avec l’adoption de topboard pour l’organisation et le suivi de nos séances, notre fondation a économisé de précieuses heures qui ont pu être mises à profit pour l’opérationnalisation de nos projets tout en assurant un suivi décisionnel et une traçabilité de nos échanges fluide et accessible.
L'expérience de Joëlle
Directrice de la Fondation ForPro
topboard est un outil de gestion de séances facile d’utilisation et surtout facilitant !
Pour les membres du Conseil, c’est l’assurance d’avoir en tout temps toutes les décisions, tous les comptes rendus, tous les documents utiles sur une seule et unique plateforme.
Pour la direction, la préparation des contenus est facilitée et la formalisation est améliorée.
Pour les équipes, c’est le partage des sujets et de la prise de note qui est très appréciée.
Au final, plusieurs points forts … gain de temps, responsabilisation des participants et agilité des groupes.
L'expérience de Nina
CEO de MNK Group SA, Genève
La simplicité d'utilisation de topboard nous a permis de rapidement mettre en place un outil de gestion des séances super efficace. Cet outil nous fait vraiment gagner un temps précieux dans l'organisation et la tenue de nos séances.
Questions fréquentes
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Quel type de service offre topboard ?
topboard permet la gestion des Comités de direction, Conseils, Assemblées générales et/ou tout autre type de séances de manière digitalisée en proposant notamment un générateur d’agenda avec ordre du jour, la planification de séances, l’organisation de votes en ligne, la prise de décisions en ligne, l’établissement automatique d’un procès-verbal, le stockage et le partage de fichiers et documents depuis un même endroit sécurisé.
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A qui s’adresse les services de topboard ?
topboard s’adresse tant aux groupes de personnes qu’aux entreprises (associations, copropriétés, fondations, sociétés anonymes, sociétés à responsabilité limitée, etc.) ayant besoin d’organiser et gérer des Comités de direction, Conseils, Assemblées générales et/ou tout autre type de séances.
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Pourquoi choisir topboard ?
A travers de multiples fonctionnalités, topboard facilite et digitalise la tenue de vos séances. Vous n’aurez plus besoin d’utiliser de papier. topboard vous offre la possibilité de choisir parmi trois types d’abonnements pour des prix très attractifs. En utilisant le logiciel topboard, vous gagnerez du temps et optimiserez la gestion de vos séances.
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Est-il possible d’organiser un Conseil d’administration ou une Assemblée générale sur le site web ?
Oui, vous pouvez en outre créer votre ordre du jour en ligne, gérer vos membres et invités, procéder aux votes et sondages en ligne, faire des annotations personnelles, télécharger des documents, tenir votre séance par visioconférence, etc.
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Est-il possible d’organiser un vote en temps réel à travers le logiciel topboard ?
Oui, lors de l’organisation d’une séance, vous pouvez à tout moment proposer un vote en lien avec certaines décisions et/ou un sondage. Les résultats des votes et/ou sondages sont obtenus en temps réel.
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Est-il possible de limiter l'accès aux personnes externes ?
Oui, la gestion des accès et des invités vous permet de définir clairement et simplement les droits d'accès de vos membres et vos invités.
Concrètement vous pouvez :
- Utiliser les groupes pour limiter les séances visibles des groupes aux personnes appartenant aux groupes.
- Limiter sur une période de temps les séances visibles pour chacun des accès.
- Inviter des personnes externes aux séances, ils receveront l'email avec le procès-verbal et/ou l'ordre du jour, pourront répondre de leur présence ou non, et, le jour de la séance, pourront tout simplement voter.
Essayez topboard maintenant !
Nous sommes convaincus que votre organisation va adopter instantanément topboard, raison pour laquelle nous vous proposons d’organiser votre 1ère réunion avec le logiciel, gratuitement et sans engagement.
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